什么是人力资源管理信息系统(HRMIS)

【专家解说】：1.澄清认识，规划为先 HRMIS是信息技术与人力资源战略、方法的融合，即信息技术对HRM的渗透而产生的战略与方法再造，因此它绝对不是纯粹的 IT 项目。企业应利用信息技术来推动完善人力资源管理体系，将HRMIS规划与其他IS规划一道纳入企业战略目标制定的过程，从企业人力资源战略与信息技术战略全局的高度出发，才能应对企业人力资源管理环境的变化，从而提高HRMIS实施的成功率和服务水平，延长系统应用的生命周期。合理的HRMIS规划可以参照以下步骤进行： 1.1 成立规划领导小组并组织相关培训 HRMIS规划领导小组应该由组织的主要决策者之一负责，其成员包括人力资源部门与相关业务部门的业务骨干、人力资源管理专家和系统分析设计人员，通过培训使其了解HRMIS相关专业知识并掌握制定HRMIS规划的方法。 1.2 全面收集和整理规划信息 进行HRMIS规划时需要使用的信息包括人力资源管理政策信息、劳动力市场信息和现有人力资源结构信息，通过对这些数据和信息的归类和汇总，为HRMIS的规划准备好“原材料”。 1.3 确定规划性质和期限 HRMIS规划需要根据组织规模、管理规范化程度以及产品/劳动需求等基本情况确定规划的年限和具体的方法，以明确规划的性质和适用范围，进而合理地选用规划辅助工具或软件。 1.4 约束条件分析 对HRMIS的目标、开发方法、功能结构及财务状况等逐个进行分析后，根据组织自身的财力、人力及物力等诸资源的现状和限制，将HRMIS建设的约束条件一一定义出来，为其目标的制定识别障碍。 1.5 明确目标和基本结构 确定HRMIS的建设目标，诸如应具备的功能、项目服务范围和项目建设质量等，给出其初步形态和基本框架，为项目的分析和设计指明方向。 1.6 拟定开发方案 选定优先建设的子项目，确定项目建设的总体顺序，制定较为详细的开发策略，明确具体的开发方法，估计项目成本和人员需求并列出建设进度表。 2.详细调查，全面分析 HRMIS的建设无论采用信息系统开发常用的结构化方法、原型方法还是面向对象方法，对系统的分析都是必不可少的环节。HRMIS分析就是对要建设的项目进行系统的、结构化的研究，分析HRM过程并提出优化和改进的思路和逻辑方案/模型，解决“做什么”的问题。现代系统工程的方法论为我们提供了系统分析的科学步骤和工具： 2.1 项目建设的可行性分析 HRMIS可行性分析的内容主要包括：人力资源管理人员对项目建设的态度和管理方面的条件是否满足，当前项目建设队伍的能力能否满足系统需求，项目建设经费能否及时到位，项目的经济效益能否达到或超过支出等。此外，可行性分析的结论应明确指出项目建设是立即进行、暂缓通过还是根本不行，为后续工作指明道路。 2.2 业务及数据的调查和分析 项目建设的可行性通过分析验证后，就应该对人力资源管理部门的结构、职能和业务流程进行详细调查和分析，在此过程中可以借助组织结构图、管理功能图和业务流程图等图形分析工具或相关软件描述相关静态或动态的管理信息，了解组织内人力资源的基本情况，以发现其不合理甚至错漏之处，进而为优化业务提供条件。为了有效地引入信息技术辅助管理，还应借助数据流程图、数据字典、判断树/表等工具将管理数据和处理过程抽象地独立出来，发现并解决数据流通中的问题，为后阶段建立人力资源数据库系统和设计相关功能模块处理过程奠定基础。 2.3 系统化分析 在对组织原有的管理业务流程、管理职能、数据及处理过程等做了详细描述和认真分析以后，就可在此基础上进行系统化的分析以确定HRMIS的功能子系统及其数据资源分布、数据处理流程和数据处理方式。本阶段的工作可以使用系统化的聚类分析方法——功能/数据分析法，通过建立U/C矩阵，检验HRM数据的正确性、完整性、一致性和无冗余性，进而确定系统的逻辑功能、模块划分和数据资源分布状况。 2.4 逻辑方案的建立 逻辑方案是指经过系统分析和优化后，系统拟采用的管理模型和数据处理方法，其主要内容应包括：系统的业务流程及业务处理工作方式；系统的数据指标体系、数据流程及计算机部分描述；系统逻辑结构和数据资源分布方式；系统在各业务处理环节拟采用的模型或算法；配套的管理制度和运行体制；开发资源和时间进度估计等。由于逻辑方案不同于计算机配置和软件结构模型等实体结构方案，因此在构思阶段要保留一定的柔性。 系统分析阶段必须形成分析报告，其内容主要包括人力资源部门基本情况简述、系统目标和开发的可行性、现行管理状况及系统的逻辑方案。报告形成后，规划领导小组必须对逻辑方案进行严密论证，尽可能发现其中的问题和疏漏，对有争论的地方应重新核实资料或深入研究，哪怕推倒重来也在所不惜。 3.系统设计，科学选型 HRMIS系统设计/选型的实质是在系统分析的基础上进行系统总体设计和物理设计，建设项目的物理模型，解决“怎么做”的问题。本阶段可以参照系统工程理论中结构化的设计方法： 3.1 总体结构设计 总体结构设计就是对系统总体框架和可利用的资源进行的宏观的设计和规划，主要工作是功能结构设计和系统流程设计。以结构化和模块化的思想为指导，借助功能结构图和系统流程图，可以将系统分解为功能单一但相互联系的模块，并详细描述出各模块之间的数据关系，用于表述系统处理过程的大致设想。 3.2 代码设计 代码设计是利用数字、字母或相关符号的组合来替代各类不同形式的管理信息，便于后面的计算机处理。通过设置信息的分类、编码和校验机制，可以在系统和使用者之间提供一种规范的、高效的交流工具，从而使很多的计算机处理变得十分方便和简单。 3.3 物理配置设计 此项工作就是在综合衡量系统性能指标的基础上，合理选择计算机硬件设备和软件系统并明确计算机网络体系结构。在配置物理设施时，首先要注意严格依据规划和分析的结果决定系统配置，其次要考虑设计方案实现的可能性和技术的可靠性。 3.4 输入输出设计 I/O设计是系统与用户之间交互的纽带，决定着人机交互的效率和效果，因此绝不能等闲视之，其内容主要涵盖I/O内容设计、格式设计、方式设计、设备设计及用户界面设计等。 3.5 数据结构和数据库设计 本阶段的设计任务就是根据数据的用途、使用要求、安全保密规定等特性决定数据结构、载体和权限等一系列的问题。在设计过程中，首先应该利用规范化模式和关系数据模型设计系统的数据指标体系和数据库的关系结构，然后确定网络环境下的数据资源分布，最后定义数据安全保密级别和权限。 3.6 模块功能与处理过程设计 系统设计的最后一步，也是涉及具体业务处理过程最详细的一步，是编写程序实现系统的基础。结合前阶段的分析和设计成果，使用层次模块结构土、HIPO图、结构化算法描述语言等工具，具体设计出系统所有模块的功能和处理过程、步骤及相互之间的连接方式。 设计工作结束后，要提交系统设计报告，其内容主要包括系统总体结构图、系统分类编码方案、系统设备配置图、I/O设计方案、数据库结构图、系统处理流程图和设计方案说明。系统设计报告是设计阶段的最终成果，也是下一步系统实施的基础，一旦设计通过审查，整个项目的建设便可以进入下一阶段——项目实施。 4.周密部署，顺利实施 实施是项目建设的最后一个阶段，其实质是将设计阶段的结果在计算机系统和组织内加以实现。由于牵涉组织管理的方方面面，在实施HRMIS之前有必要制定周密的计划，以保证其顺利进行。实施阶段的主要任务包括： 4.1 物理系统的安装与调试 按照系统总体设计和物理配置方案的要求选择合适的设备和供应商，安装并调试计算机系统，连接和测试计算机网络；按照数据库设计要求搭建数据库结构。 4.2 程序设计与调试 程序设计应该遵照可靠、规范、易理解和易维护的目标，选用恰当的编程工具和设计方法完成计算机程序的编写。紧随程序设计的工作是程序的调试，即在计算机上以各种可能的人力资源数据和操作条件对程序进行试验和检测，尽可能找出存在的问题并加以修正，使其符合设计的要求。 4.3 基础数据整理与人员培训 项目建设组应该注意采用统一规范的方法、手段和渠道将组织的人力资源数据整理并输入系统内，与此同时进行的还有操作人员和用户的培训，其主要内容应该集中在系统操作方式和流程、操作注意事项、可能的故障及其排除等方面，这样做的目的是使用户更有效地参与系统，加强用户和分析设计人员之间的理解和沟通。 4.4 系统试运行及切换 系统试运行实际上是程序调试和检测工作的延续，它通过初始化后输入原始数据让系统运行并记录和核对系统输出，以测试系统运行的速度、可靠性并发现实际运行中可能出现的问题。将通过试运行的系统应用到组织中去替代原有人力资源管理业务操作的过程就是切换，不同的组织可以根据时间、费用、复杂程度等因素决定采用直接切换、并行切换还是分段切换的方式完成系统的平稳过渡。 4.5 系统运行维护及评价 系统日常管理的内容主要包含管理机构的运行、基础数据的管理、系统运行情况的记录和维护等；此外，系统运行状况怎样、绩效如何、对组织的影响有多大等问题都需要建立科学的评价指标体系对其加以衡量，并以此为维护、更新和进一步开发的依据。