慧点科技引领决议督办管理信息化发展

慧点科技认为，随着决议督办系统应用的进一步深入，采用集团化架构和支持量化绩效考核成为新的应用趋势。集团化架构可以扩展决议督办管理的宽度，强化集团管控；支持量化绩效管理则可以加大决议督办管理的深度，支撑重大事项的精细化质量监控。 尽管很多人对于决议督办系统还不甚了解，但是很多集团型企业已经充分应用该系统来支撑重大决议事项的分解、下达和落地，强化集团管控。 决议督办系统应用进一步深入 如何对企业的各种会议决议等重大事项进行全生命周期管理，避免出现任何遗漏，并对执行结果进行有效考核，是集团型企业管理的一项重要内容。如果采用传统的邮件、电话等手段来处理重要会议的议题提报、支撑材料准备、与会通知等业务，不仅过程繁琐、占用时间，更不利于决策层与管理层实时、全面、客观地掌握各重大事项的执行情况。 为了帮助用户克服这些痛点，慧点科技不断在产品体系中提供并完善决议督办管理解决方案，旨在帮助企业提升会议决策效率，改善督办事项的执行与控制，强化监督力度，深化沟通协作与反馈机制，辅助领导决策指挥，有效提升执行效能。 据悉，慧点科技决议督办管理系统可以固化企业重要会议会前、会中、会后和决策支持的全业务链管理，实现各类督办业务的全生命周期管理，并提供统一化、体系化、便捷化的管理视图、任务中心和处理机制，从而帮助企业打造卓越的执行力。 慧点科技售前支持中心高级咨询顾问苗研通过对国内企业督办管理系统信息化情况进行调查和总结后发现，很多企业都已经完成了督办管理手段从采用纯手工方式向采用简单工具的过渡；多数企业的督办管理工具都较为简单，只是通过邮件或OA流程来实现督办业务的电子化处理，不能满足督办管理的科学化管理、过程跟踪和决策化支撑需求；有些大型企业已经建设或开始建设平台化、集成化、一体化的督办管理平台以满足督办管理需求，为决策提供有效的支撑。 他认为，随着应用的进一步深入，企业需深化应用集团化架构、落地量化绩效管理等方面，以进一步提高企业的执行力，并完善评价体系。 “决议督办管理应该以业务为中心，以事项为驱动，以职责划分为依据，系统梳理督办业务，完善督办管理制度，建立督办事项标准，明确督办管理责任。”苗研说，“依托信息化管理平台，通过全覆盖、全过程的跟踪预警和考核评价机制，以过程保结果，提高承办单位的执行力和工作效率，确保集团各项重点工作、党组领导重要指示的执行和落地。” 慧点科技售前支持中心高级咨询顾问苗研 集团化架构强化整体管控 苗研指出，从实际情况来看，很多集团企业只是通过决议督办系统对集团总部的重大事项进行管理，而没有将应用触角延伸到下属企业，对下属企业在技术上缺乏有效的管控与监督手段。纵观国内企业，现阶段采用的决议督办系统多为单体企业架构。 “现在随着应用的进一步深入，集团企业充分认识到了决议督办系统的价值，希望通过系统来加大对下属企业的管理力度。”苗研说，现在越来越多企业对决议督办系统的集团化架构提出迫切需求，希望借助集团化架构实现督办事项从集团到分子公司的分解下达、体系贯穿，以满足新形势下集团管控的业务诉求。 苗研举例说，某集团总部和下属二级企业之前分别都建设了自己的决议督办系统，由于各自都采用的是单体企业架构，相互之间信息不能互动，因而无法实现至上而下的决议督办管理。后来在慧点科技的帮助下，该集团对决议督办系统重新进行设计，并最终形成采用集团化架构的一体化决议督办系统，打通了集团总部与下属企业的决议督办管理条线，使得督办管理贯穿集团总部和下属企业成为现实。借助集团化的决议督办管理系统，该集团可以清楚地了解重大事项在二级企业甚至三级企业的执行计划和执行情况。 决议督办的集团化与量化绩效应用示意图 量化绩效精细化质量监控 苗研认为，借助决议督办管理系统量化绩效管理，是决议督办系统应用的又一重要趋势。 他表示，尽管OA系统中有很多与绩效管理相关的模块，但是在这种非体系化的绩效管理中，很多绩效考核结果受人为因素影响很大。与此同时，通常绩效考核人主观上只能记忆考核者某一个时间段内的表现情况，而对于部门或者个人的行为对于组织或业务的长期影响无法形成有效记录，缺少一个客观的、长期的成果展现。 而慧点科技决议督办管理系统则可以将部门或者个人做过的事情完整地记录下来，依据企业的规章制度，从工作数量、工作难度、延期情况、办理质量等多个维度进行客观展现，从而最大程度地降低人为主观因素影响，将原来一些拍脑袋决定的绩效成绩通过系统进行数据量化。 “尽管在未采用量化绩效管理应用前，决议督办系统在保证重要事项不被遗漏的前提下进行业务办理质量监控，但是那时的质量监控管理是比较粗放，量化绩效管理将数据和绩效关联起来，将质量监控做得更加精确，真正做到有据可依。”苗研说。 苗研强调，如果将决议督办系统的集团化架构和量化绩效考核两个方向结合起来，集团企业总部就可以对下属企业进行更加精准的考核，清楚了解各个下属公司在全集团范围内的表现如何，形成良性的内部竞争环境，同时找出表现最好的下属企业作为其他下属企业学习的榜样。 苗研补充说，现在慧点科技已经有一些客户在这么做，并且取得了不错的成效。决议督办业务的集团化架构与量化绩效考核，将会在业务层面的广度与深度实现融合，面向办公厅、人力资源部及普通员工提供更多便利，从而助力国内集团型企业向更为高效、客观的管理目标发展。